Wer ein Krypto-Unternehmen in der Schweiz gründet oder eine bestehende Firma in die Schweiz verlegt, denkt zunächst an FINMA-Lizenzierung, Banking-Partner und die richtige Rechtsform. Ein Punkt taucht in vielen Gründungsleitfäden dagegen kaum auf, sorgt in der Praxis aber regelmässig für Verzögerungen: beglaubigte Übersetzungen von Gründungsdokumenten, Ausweisen und Gesellschafterverträgen.
Wo das Thema plötzlich auftaucht
Sobald Gründer, Investoren oder Gesellschafter aus dem Ausland kommen, können Schweizer Behörden und Banken für fremdsprachige Dokumente eine beglaubigte Übersetzung verlangen. Je nach zuständiger Stelle und Kanton kann dabei eine deutsche, französische oder italienische Übersetzung erforderlich sein.
Betroffen sind nicht nur offensichtliche Dokumente wie ausländische Handelsregisterauszüge oder Gründungsurkunden. Auch Pässe, Wohnsitzbestätigungen, Bankreferenzen und in bestimmten Fällen Unterlagen zu Schlüsselpersonen können im Rahmen einer FINMA-Anfrage oder eines Compliance-Reviews relevant werden.
Besonders bei der Eröffnung eines Bankkontos für ein Krypto-Unternehmen kann das problematisch werden. Der Prozess ist aufgrund der zusätzlichen Compliance-Prüfungen ohnehin häufig aufwendig. Fehlt eine erforderliche Übersetzung oder entspricht sie nicht den Vorgaben der jeweiligen Stelle, kann sich die Kontoeröffnung erheblich verzögern.
Eine selbst angefertigte Übersetzung durch einen Mitarbeiter wird dabei in der Regel nicht als Ersatz für eine offiziell beglaubigte Übersetzung akzeptiert.
Was „beglaubigt“ tatsächlich bedeutet
Bei einer normalen Übersetzung wird lediglich der Inhalt eines Dokuments in eine andere Sprache übertragen. Bei einer beglaubigten Übersetzung übernimmt dagegen ein entsprechend qualifizierter beziehungsweise zugelassener Übersetzer die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung. Je nach rechtlichem Verfahren wird dies durch Unterschrift, Stempel oder eine entsprechende Beglaubigung dokumentiert.
Genau diese formelle Verantwortungsübernahme kann entscheidend sein, wenn ein fremdsprachiges Dokument bei einer Behörde, einem Handelsregisteramt oder einer Bank eingereicht werden soll.
Eine Übersetzung mit DeepL oder ChatGPT kann zwar sprachlich sehr gut sein, ersetzt eine geforderte beglaubigte Übersetzung jedoch nicht automatisch. Entscheidend ist nicht nur die Qualität des Textes, sondern auch die formelle Anerkennung der Übersetzung durch die zuständige Stelle.
Welche Dokumente besonders häufig betroffen sind
Bei internationalen Unternehmensgründungen gehören Gründungsurkunden, Gesellschafterverträge und ausländische Handelsregisterauszüge zu den häufigsten Dokumenten, bei denen Übersetzungen erforderlich werden können.
Bei internationalen Management- und Gründerteams können zusätzlich Reisepässe, Wohnsitznachweise oder gegebenenfalls Diplome und andere Qualifikationsnachweise relevant sein. Letzteres kann insbesondere dann eine Rolle spielen, wenn bestimmte Qualifikationen für eine Bewilligung oder Lizenzierung nachgewiesen werden müssen.
Auch Banken können zusätzliche Unterlagen verlangen. Dazu gehören beispielsweise Nachweise über die Herkunft des eingebrachten Kapitals, sogenannte Proof-of-Funds- oder Source-of-Funds-Dokumente. Gerade bei Krypto-Unternehmen prüfen Banken die Herkunft von Geldern und die wirtschaftlichen Hintergründe häufig besonders genau.
Ein Detail, das viele Gründer unterschätzen
Ein wiederkehrendes Problem besteht darin, dass Dokumente erst dann übersetzt werden, wenn eine Behörde oder Bank sie konkret anfordert. Zu diesem Zeitpunkt befindet sich der Gründungs- oder Compliance-Prozess häufig bereits in einer laufenden Phase und es gelten möglicherweise kurze Fristen.
Eine beglaubigte Übersetzung lässt sich zudem nicht immer innerhalb weniger Stunden organisieren. Je nach Dokumentenlänge, Sprachkombination und gewünschter Bearbeitungszeit können mehrere Tage erforderlich sein.
Für internationale Gründerteams kann es deshalb sinnvoll sein, die wichtigsten Dokumente bereits frühzeitig zu identifizieren und bei Bedarf übersetzen zu lassen. Das gilt insbesondere für Unternehmen mit Gesellschaftern oder Investoren aus mehreren Ländern, bei denen Unterlagen in verschiedenen Sprachen vorliegen.
Beglaubigte Übersetzungen sind damit zwar kein spektakulärer Teil einer Unternehmensgründung. Sie können aber zu einem praktischen Engpass werden, wenn sie erst im letzten Moment benötigt werden.
