Der Einfluss von CFOs auf die strategische Entscheidungsfindung und auf die Umsetzung von Initiativen zur digitalen Geschäftsumwandlung hat sich verstärkt: Das Überleben der Unternehmen hängt zunehmend von deren Fähigkeit ab, ein vorausschauendes Ausgabenmanagement zu betreiben.
In den letzten drei Jahren hat die Rolle des CFOs im Unternehmen einen enormen Bedeutungszuwachs erfahren. Die Gesundheitskrise und deren Überwindung brachte die Finanzabteilung dazu, ihre Strategien und Handlungsmaximen anzupassen. Sie mussten lernen, wie sie vorausschauend planen und langfristig Prognosen erstellen, die in volatilen und multiplen Szenarien funktionieren können.
„Heutzutage ist es nicht mehr möglich, Ausgaben anhand fester Budgets zu managen: Man muss das Unvorhersehbare voraussehen können“
so Stéphanie Rogeau-Barré, seit 2021 Finanzleiterin von Expensya.
„CFOs werden nachdrücklich dazu ermutigt, Liquiditätsrückstellungen aufzubauen“
fügt sie hinzu.
Folglich müssen die CFOs potenzielle Risiken identifizieren und schnell reagieren können. Im Fall einer Krise mit ähnlichen wirtschaftlichen Auswirkungen wie der Pandemie sollten sie mehrere Optionen vorbereitet haben, die sie bei Bedarf einsetzen könnten. Denn im Gegensatz zu den Vorjahren können es sich Unternehmen nicht mehr leisten, Umsatzeinbußen zu erleiden.
Angesichts dieser Verantwortung ist es nicht verwunderlich, dass die Führungskräfte mehrheitlich der Meinung sind, dass der Einfluss des CFOs auf die strategische Entscheidungsfindung und auf die Umsetzung von Initiativen zur Geschäftsumwandlung zugenommen hat (lt. Erhebung Accenture).
Finanzprognosen und -Pläne sollten nicht auf historischen länger nur auf historischem Wissen basieren, sondern aktuelle Daten zum Geschäftsbetrieb und Kostenstruktur heranziehen. Dadurch lassen sich resiliente Modelle entwerfen, die neue Lösungsansätze für die aktuellen sowie zukünftigen Herausforderungen bringen. Eine Eigenschaft, die besonders angesichts sich ändernder Arbeitspraktiken von Bedeutung ist. Das Überleben eines Unternehmens hängt zunehmend von der Fähigkeit des CFOs ab, Trends zu antizipieren und dadurch die Wettbewerbsfähigkeit der Firma unabhängig von der Marktlage zu fördern.
Der CFO als „digitaler Aktivist“
„Wir müssen digitalisieren und proaktiv handeln, um nicht in eine Sackgasse zu geraten“
bestätigt Rogeau-Barré. Die Digitalisierung der Finanzabteilung ist heute eine echte Herausforderung und birgt in vielen Unternehmen noch enormes Potenzial. CFOs sollten digitale Tools nicht nur nutzen, sondern auch beherrschen, um sich an die veränderten Anforderungen anpassen zu können. Die Transformation von Arbeitsmethoden und -Modellen stellt auch für Finanzleiter eine große Chance dar. KI-gestützte Prognosemodelle (KI: Künstliche Intelligenz) und prädiktive Datenanalysen im Finanzbereich könnten die strategische Rolle von CFOs im Unternehmen weiter stärken.
Der Digitalisierungsstau im Finanz- und Controlling-Umfeld zeigt sich inmitten der Transition zu hybriden Arbeitswelten noch stärker. Der Übergang zur hybrider oder gänzlich mobiler Arbeit beschleunigt die Digitalisierungsprozesse und ermutigt auch die Finanzabteilungen dazu, sich neu zu erfinden und zeitgemäß auf neue Aufgaben vorzubereiten. Digitale Tools stellen einen breiten Funktionsumfang zur Verfügung, so lassen sich z. B. mit Simulationen oder Forecasts und intelligenten Algorithmen Muster leichter erkennen.
Bereits in der Pandemie mussten in der Finanzbuchhaltung vereinfachte Prozesse aufgesetzt werden, die aus der Distanz funktionieren und mit anderen Funktionen und Abteilungen vereinbar sind. Auch beim Ausgabenmanagement in Unternehmen wurden neue Methoden gebraucht, ein Teilbereich in dem sich traditionell viele repetitive und manuelle Arbeitsschritte finden lassen. Die standardisierten Arbeitsabläufe im Finanz- und Rechnungswesen bieten bei entsprechender Digitalisierung viel Automatisierungspotenzial und je nach Digitalisierungstiefe eine enorme Effizienzsteigerung.
„Die Implementierung von automatisierten Technologien und SaaS-Lösungen zum Ausgabenmanagement vereinfacht die Prozesse in Unternehmen deutlich“
erwähnt Rogeau-Barré.
Die Lösung von Expensya bietet zum Beispiel eine Vollkosten-Übersicht in Echtzeit, weil alle Ausgaben des Geschäftsbetriebs auf einer Plattform zentralisiert werden. So können CFOs in Rekordzeit nachvollziehen, was jeder und jede Einzelne an Ausgaben verursacht, und die Spesenabrechnungen gemäß der dafür im Voraus festgelegten Budgets genehmigen. Die SaaS-Plattformen vereinfachen nicht nur das Spesenmanagement in Unternehmen, sondern auch die Einführung von nachhaltigen Mobilitätspauschalen. Wenn alle Ausgaben an einem Ort gebündelt werden, können die Ausgabenrichtlinien und -Strategie direkt integriert werden. Arbeitnehmende können in Sekundenschnelle alle erlaubten Verkehrsmittel einsehen, die Finanzabteilung muss nur noch die Erstattung vornehmen. Dadurch verbessert sich am Ende des Tages die Compliance im Betrieb bezüglich der Ausgabenrichtlinien, ohne die Angestellten in ihrer Autonomie einzuschränken.